Datenschutz

Datenschutzerklärung

TC Schwarz-Weiß Schwabelweis e.V.

inkl. Informationspflichten gemäß Art. 13 DSGVO – Stand: Juni 2026

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie gemäß Art. 13 DSGVO umfassend darüber, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen verarbeiten, zu welchen Zwecken, auf welcher Rechtsgrundlage und welche Rechte Ihnen zustehen.

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

TC Schwarz-Weiß Schwabelweis e.V.

Donaustaufer Straße 260

93055 Regensburg

Vertreten durch die Vorstände:

Bernhard Brunner

Christian Feldmeier

Jürgen Weidhofer

E-Mail: info@schwabelweis-tennis.de

Website: www.schwabelweis-tennis.de

2. Datenschutzbeauftragter

Unser externer Datenschutzbeauftragter ist:

Luis Knarr

Projekt 29 GmbH & Co. KG

Ostengasse 14, 93047 Regensburg

E-Mail: anfrage@projekt29.de

Tel.: 0941-298693-0

Sie können sich jederzeit mit datenschutzbezogenen Anfragen direkt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

3. Verarbeitete personenbezogene Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen der Mitgliedschaft (einschließlich Buchungen und Tennisschule), einer ehrenamtlichen Tätigkeit oder auf Basis von Einwilligungen erhalten haben. Die nachfolgenden Abschnitte beschreiben die einzelnen Verarbeitungstätigkeiten.

3.1 Mitgliederverwaltung und Vereinsbetreuung

Zur Begründung und Durchführung der Mitgliedschaft verarbeiten wir folgende Datenkategorien:

Bei Mitgliedern (Stamm-/Kontaktdaten):

• Vor- und Zuname
• Anschrift
• Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
• Geburtsdatum
• Daten aus vorgelegtem Identitätsnachweis (Ausweiskopie)
• Bankdaten (IBAN für den SEPA-Lastschrifteinzug der Mitgliedsbeiträge)
• Vereinsrelevante Informationen (z. B. Spielklasse, Lizenzdaten, Turnierergebnisse)

Bei Ehrenamtlichen Mitarbeitern (zusätzlich zu den Stammdaten):

• Geburtsort
• Berufs- und Ausbildungsinformationen
• Führerscheindaten
• Konfektions- und Schuhgröße (für Bekleidungsbestellungen)
• Erste-Hilfe-Bescheinigung
• Erweitertes Führungszeugnis

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Mitgliedschaftsverhältnisses), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen des Vereins an ordnungsgemäßer Vereinsführung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Verpflichtungen, z. B. steuerrechtliche Aufzeichnungspflichten). Die Verarbeitung von Daten Ehrenamtlicher zur Prüfung der Zuverlässigkeit (Führungszeugnis) stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Speicherdauer: Für die Dauer der Mitgliedschaft zzgl. gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (bis zu 10 Jahre für steuerrelevante Unterlagen).

3.2 Spielbetrieb und Verbandsmeldungen

Im Rahmen des Spielbetriebs melden wir Mitgliederdaten (Name, Vorname, Geburtsdatum, Lizenznummer) an den Bayerischen Tennis-Verband (BTV) und den Deutschen Tennis Bund (DTB) für Spielberechtigung, Rangliste und Turniermeldungen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Mitgliedschaftsverhältnis), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen an der Teilnahme am Verbandsspielbetrieb).

3.3 Platz- und Hallenbuchung über ebusy

Für die Platz- und Hallenbuchung setzen wir den Dienst ebusy des Dienstleisters productiveweb, Wolfgang Schneider & Michael Haun GbR, Uhlandstraße 10, 72072 Tübingen ein. Mit dem Dienstleister ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

Sie können über die Registrierungsfunktion einen Nutzer-Account anlegen, um Buchungen vorzunehmen und zu verwalten. Hierfür benötigen wir folgende Daten:

Bei Mitgliedern (Buchungs-Account):

• Name, Vorname
• Adresse
• Geburtsdatum
• E-Mail-Adresse
• Bankdaten zur Abrechnung

Bei Gästen (Hallenbuchung ohne Mitgliedschaft):

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Zahlungsinformationen

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Buchungsvertrags). Speicherdauer: Die Buchungsdaten werden nach Abschluss der jeweiligen Buchung und Ablauf etwaiger Aufbewahrungsfristen gelöscht.

3.4 Bild- und Videoaufnahmen (Homepage, interne Kommunikation, Social Media)

Im Rahmen von Vereinsveranstaltungen, Training und Spielbetrieb fertigen wir Fotos und Videos an, die wir für folgende Zwecke verwenden:

• Veröffentlichung auf unserer Vereinswebsite (www.schwabelweis-tennis.de)
• Interne Vereinskommunikation (z. B. Newsletter, Mitgliederrundschreiben, Aushänge)
• Veröffentlichung auf Sozialen Medien (z. B. Facebook, Instagram)

Die Veröffentlichung von Aufnahmen, auf denen Personen erkennbar abgebildet sind, erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 22 KUG. Bei Minderjährigen ist die Einwilligung des gesetzlichen Vertreters erforderlich.

Hinweis zum Widerrufsrecht: Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, ohne dass dies die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt. Den Widerruf richten Sie bitte an: info@schwabelweis-tennis.de. Bei Veröffentlichungen auf externen Plattformen (z. B. Instagram, Facebook) können bereits veröffentlichte Inhalte aufgrund technischer Gegebenheiten ggf. nicht vollständig zurückgenommen werden; wir werden uns jedoch um eine Löschung bemühen.

Speicherdauer: Bilder und Videos werden gelöscht, sobald der Zweck der Veröffentlichung entfällt oder eine Einwilligung widerrufen wird.

3.5 Videoüberwachung in der Tennishalle

In unserer Tennishalle betreiben wir eine Videoanlage zum Schutz des Eigentums des Vereins und seiner Mitglieder sowie zur Wahrung des Hausrechts. Videoaufnahmen werden für maximal 72 Stunden gespeichert. Eine längere Speicherung erfolgt nur, wenn konkrete Anhaltspunkte für eine Rechtsverletzung bestehen und zur Strafverfolgung oder Schadensregulierung erforderlich ist.

Die Überwachung beschränkt sich auf zugangskontrollpflichtige Bereiche der Halle (Umkleidebereiche sind ausdrücklich ausgenommen). An den überwachten Bereichen wird durch gut sichtbare Hinweisschilder auf die Videoanlage hingewiesen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit § 4 BDSG (berechtigte Interessen: Schutz vor Einbruch, Diebstahl und Vandalismus, Wahrung des Hausrechts). Empfänger: Videoaufzeichnungen werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn, dies ist zur Strafverfolgung an Behörden oder zur Schadensregulierung an Versicherungen erforderlich.

3.6 Aufruf unserer Website

Beim Besuch unserer Website www.schwabelweis-tennis.de erhebt der Hostingdienstleister automatisch folgende Informationen in Server-Log-Dateien:

• IP-Adresse des anfragenden Rechners
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Datei
• Referrer-URL (zuvor besuchte Website)
• Verwendeter Browser und Betriebssystem

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Stabilität und Sicherheit unserer Website). Speicherdauer: 7 Tage. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen findet nicht statt. Unsere Website nutzt SSL-/TLS-Verschlüsselung (erkennbar an „https://“ und dem Schloss-Symbol im Browser).

3.7 Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail oder Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, E-Mail-Adresse, Nachrichteninhalt) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Die Daten werden nach abschließender Bearbeitung gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beantwortung von Anfragen als berechtigtes Interesse) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage auf Vertragsanbahnung gerichtet ist.

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung im Überblick

Wir stützen die Verarbeitung personenbezogener Daten auf folgende Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung (z. B. Veröffentlichung von Fotos und Videos)
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Erfüllung eines Vertrags oder vorvertragliche Maßnahmen (Mitgliedschaftsverhältnis, Buchungen)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (z. B. steuerrechtliche Aufzeichnungspflichten)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Wahrung berechtigter Interessen des Vereins (Hausrecht, Videoüberwachung, Website-Betrieb, Spielbetrieb)

5. Empfänger personenbezogener Daten

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn dies zur Zweckerfüllung erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder Sie eingewilligt haben. Empfänger können insbesondere sein:

• Bayerischer Tennis-Verband (BTV) und Deutscher Tennis Bund (DTB) für den Spielbetrieb
• productiveweb (ebusy) als Auftragsverarbeiter für die Platz- und Hallenbuchung
• Kreditinstitute für den Einzug von Mitgliedsbeiträgen und Buchungsgebühren (SEPA-Lastschrift)
• Steuerberater und Wirtschaftsprüfer im Rahmen gesetzlicher Pflichten
• IT-Dienstleister für Hosting und technischen Betrieb unserer Website
• Behörden und Gerichte bei gesetzlicher Verpflichtung

Alle eingesetzten Auftragsverarbeiter sind gemäß Art. 28 DSGVO vertraglich verpflichtet und verarbeiten Daten ausschließlich nach unserer Weisung.

6. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen:

• Mitgliedsdaten: Dauer der Mitgliedschaft zzgl. gesetzlicher Fristen (bis zu 10 Jahre)
• Ehrenamtliche: Dauer der Tätigkeit zzgl. etwaiger gesetzlicher Fristen
• Buchungsdaten (ebusy): bis Abschluss der Buchung und Ablauf gesetzlicher Fristen
• Bild- und Videoaufnahmen: bis zum Widerruf der Einwilligung oder Wegfall des Veröffentlichungszwecks
• Videoaufzeichnungen (Halle): maximal 72 Stunden
• Server-Log-Dateien: 7 Tage
• Kontaktanfragen: bis zur abschließenden Bearbeitung

7. Datenübermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der EU/des EWR findet grundsätzlich nicht statt. Sofern im Einzelfall ein Dienstleister (z. B. Hostinganbieter oder Social-Media-Plattform) Server in Drittländern einsetzt, erfolgt dies nur auf Basis geeigneter Garantien gemäß Art. 46 DSGVO (z. B. EU-Standardvertragsklauseln) oder eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission gemäß Art. 45 DSGVO.

8. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben gegenüber dem Verein folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“, Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: info@schwabelweis-tennis.de. Im Zweifel können wir zusätzliche Informationen zur Bestätigung Ihrer Identität anfordern.

8.1 Besonderer Hinweis zum Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen) verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen. Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

8.2 Zuständige Aufsichtsbehörde

Sie können sich mit einer Beschwerde an die für unseren Vereinssitz zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)

Promenade 18, 91522 Ansbach

Tel.: 0981 180093-0

E-Mail: poststelle@lda.bayern.de

Website: www.lda.bayern.de

9. Datensicherheit

Wir haben technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO getroffen, um Ihre personenbezogenen Daten gegen Verlust, Zerstörung, Manipulation und unautorisierten Zugriff zu schützen. Dazu gehören unter anderem Zugriffskontrollen, verschlüsselte Übertragungen sowie regelmäßige Überprüfung der eingesetzten Maßnahmen.

10. Erforderlichkeit der Bereitstellung personenbezogener Daten

Im Rahmen der Mitgliedschaft müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung der Mitgliedschaft sowie zur Erfüllung der damit verbundenen Pflichten erforderlich sind. Ohne diese Daten können wir das Mitgliedschaftsverhältnis nicht begründen oder aufrechterhalten.

11. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhende Entscheidungsfindung, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, findet nicht statt.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entsprechend zu halten. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf unserer Website www.schwabelweis-tennis.de abrufbar.

Stand: Juni 2026